2013年6月29日，在欢送毕业生的同时，国际公寓部紧张拉开第五届暑期学校接待服务工作序幕。截至7月5日，共计接待来自35个国家及地区301名暑期学校境外学生，创历届暑期学校境外学生接待数量新高。据统计，本届暑期学校招生人数首次超过400人，境外学生床位需求预订突破300大关，达到323人。
一、接待筹备日常化，工作计划经验化，准备工作精细化
早在新学期部门第一次办公例会上就明确指出，要在“精细化管理、人性化服务”工作理念指导下，全力以赴做好学期末第五届暑期学校境外学生住宿接待工作。2月到6月期间，国际公寓部在多次办公例会上布置老生续住预定入户调查工作、毕业生离校时间走访工作、房源挖掘工作、资源协调工作等，提出“成功经验程式化复制、不足之处精细化完善”的工作理念，全力保障暑期学校境外学生接待服务。接待所需布草、客房用品等物资也在物资采购与资产管理办公室大力协助下陆续采购到位。
6月28日接待前的最后一次工作布置会上，全盘梳理接待流程和各部门职责，要求各部门关注细节，防患未然，务求以“最快捷的速度、最准确的回答、最简单的模式、最温馨的服务”做好2013年暑期学校境外学生接待服务工作。
二、通力合作，入户走访，摸清“家底”，竭力筹备充足房源
今年暑期学校境外学生床位需求量猛增，在毕业生离校时间不确定、未毕业学生住宿申请随时变动、在住留学生住宿床位调整需求等不确定因素的影响下，国际公寓部各部门通力合作，资源共享，提高工作效率，做到每日数据更新无误，为筹备充足房源打好基础。
（一）可用床位数量早知道，逐间走访确认非毕业留学生下学期住宿需求
为早日掌握可用床位资源信息，早在4月初，国际公寓部即开始为非毕业生办理续住预定手续。根据预定结果，逐户走访未办理预定手续非毕业生，确保信息准确无误。4月中旬到4月30日，每日18:00-22:00，分4批次对102名留学生进行入户回访沟通，最终确认住宿需求信息，为筹备可用床位提供可靠依据。同时，人性化考虑在住留学生的实际困难和需求，5-6月为28名未及时参加预定的留学生解决了下学期的住宿需求。
（二）兵分两路，深入一线，及时掌握最新床位信息
国际公寓部于5月份开始分6批次对620名毕业生离校时间进行了初步入户走访或电话回访，深挖可用住宿资源，确保可用床位信息更新的及时性、准确性。
（三）数据时时更新，网络办公，资源共享，节流不放小细节
本次暑期学校床位筹备工作，利用网络群每日上传更新床位变动信息，保证数据有效及时的传达及共享，保障各部门能第一时间知晓床位变动情况，以便安排好相关的床位清扫、客房布置及设施设备检修等工作。
结合走访结果，截至6月28日，可用床位数量达到300余张，基本满足暑期学校住宿需求。
三、及时清扫检修退房，为境外学生入住提供良好住宿环境保障
暑期学校境外学生接待服务工作，是对国际公寓部涉外服务保障工作的全方位考验，该阶段适逢毕业生退房、在住留学生调换房间等大量工作交叉过程，时间紧、任务重。为确保房间准备充分，青年公寓收费续签合同、空房间设施设备自检等部分常规工作提前部署开展，集中资源与力量加快退房后清扫、布置工作的效率。
管家部克服天气闷热、人员短缺困难，积极调整人员配置，采取“责任包区，职责到人”的工作模式，及时清扫脏退房，分工合作，做到退一间、清一间、布置一间，空净房源数量每日随退房人数稳步增长。
工程部分两步对暑期学校境外学生空房进行检查。6月26日，提前完成对首批189间空净房间的设施设备检修，之后根据每日空净房变动信息及时调整检修，期间还完成244间空房充电。同时，保障了零修、青年公寓退房换锁、汛期防汛设备全面检修的有序进行。
工程部与管家部配合，本着“一次完成”的原则对新退房间组织灵活清扫和检修，对于个别房间单改双拆装床、墙面粉刷等专项工作，集中人员统一安排，力求实现工作效率最大化。
四、准备就绪，绽放笑颜喜迎暑期学校境外学生入住
前期筹备工作完成后，前台对入住流程及相关手续进行了最终模拟操作，确认《入住流程图》、入住办理手续的最佳模式；升级硬件，缩短公安信息系统上传时间；入住办理实行分房、上传、交费、发放门卡（钥匙）四步“流水”作业，大大提高了办理入住效率，前台人员流畅的英语交流能力使欧美学生感到亲切、方便。
在总结以往四届暑期学校个案经验基础上，制订突发情况应急方案，力求接待入住手续能够有条不紊进行。安保部对入住外籍学生实行引领入住和搬运行李“一对一”服务，确保每一名境外学生顺利入住房间。
6月29日至7月2日，实行24小时接待服务制度，国际公寓部全体员工以饱满的工作热情、贴心的人性化服务、甜美真挚的笑容迎来第五届暑期学校境外学生入住，优质高效的住宿服务树立了我校住宿接待工作的良好形象，为境外学生留下美好印象。