2009年9月4日，对国际文化交流中心全体员工来说，是一个值得纪念的日子。国际文化交流中心圆满完成各项筹备工作，提前开业喜迎第一批留学生入住，标志着新楼宇正式进入试运行期，后勤集团的留学生服务保障工作也将进入一个新阶段。
国际文化交流中心大楼不仅是一个对外全面展示人民大学风采的窗口，也是向外国留学生展现人民大学优质高效后勤服务保障的一面旗帜。新楼宇的投入使用不仅有效缓解了目前留学生公寓资源紧张的局面，而且还在一定程度上改善了留学生住宿环境，为学校招收留学生提供了更为有力的保障。为确保新楼宇如期投入使用，满足学校提升国际性战略全局的需求，校长助理、后勤集团总经理黎玖高多次在总经理办公会议和留学生公寓管理专题办公会议上强调并部署有关工作；集团领导班子成员则分别牵头组织队伍部署新楼宇验收交接、开业筹备等具体事宜，还多次亲临现场，及时了解各项工作的进展情况。
在接到学校交予的负责国际文化交流中心运营管理的重大任务后，后勤集团从机构设立、物业接管验收、物资设备采购、房间家具用品配备到员工队伍建设等进行了全面细致的筹备。
一、成立专门机构，实施科学化管理
早在2008年年底，后勤集团即选定专业人员负责新楼宇运营管理的前期筹备工作。为加快新楼宇的开业筹备步伐，确保其如期投入使用，集团特别设立国际文化交流中心开业筹备工作小组，集团副总经理王永胜、张国增分别担任组长、副组长，统一协调相关工作。同时经集团总经理办公会议研究决定，于2009年7月正式设立“国际文化交流中心”管理机构(隶属公寓管理部，与留学生服务中心“一套人马，两块牌子，合署办公”)，负责保障新楼宇顺利投入使用及开业后的运营管理。新的留学生服务中心（国际文化交流中心）负责全部留学生公寓、专家公寓以及国际文化交流中心资源的运营管理与服务。
后勤集团明确新楼宇的功能定位为“酒店式公寓”，“国际文化交流中心”自成立起即积极倡导“三合一”的管理模式，即将酒店、公寓和物业三种管理模式相结合的管理思路，实行人性化服务管理理念，坚持“员工第一、宾客至上、学生为本”的宗旨，建立健全各项规章制度，旨在提高中心整体管理服务水平和质量。在集团人事部的积极配合下，截止目前，中心已完成全部岗位人员的招聘，并开展了各层面的培训工作。
二、提前跟进楼内装修工程，确保楼宇顺利验收与交接
7月3日，黎玖高总经理在总经理办公会议上再次强调了国际文化交流中心和新学生公寓（品园六楼）的前期筹备工作，决定由王永胜副总经理负责落实两座新楼宇物业管理前期跟进和工程竣工交付使用前的验收、移交工作，确保其顺利投入使用；集团党委书记裴晟、副总经理张国增则分别负责落实两楼开业筹备的具体工作。
在王永胜副总经理的协调指挥和集团工程管理办公室、物业管理部电力运行中心、水暖运行中心等相关单位的支持下，新楼宇局部装修以及电源供给等工程得以顺利完成。中心定期对新楼宇进行巡视，及时掌握楼宇现有设备设施实际状况，熟悉大厦现场情况，并对中心各项设备设施、标识标牌进行了汇总统计，为日后设备设施的正常运行管理奠定了坚实基础。
验收接管期，集团对楼宇内全部设施设备进行了细致查验，此外还检验、调试开通了楼内的供电、冷热供水系统，在厂家的配合下调试所有客房有线电视信号，对全楼201电话线路、网络接口进行检测，确保留学生入住后全部设备能够正常运转使用。
三、抓紧落实物资采购，保障各项设施设备及时到位
国际文化交流中心大楼是以学生公寓功能为主、配以部分客房功能的综合性服务公寓，因此开办物资的类别综合了学生公寓、酒店及物业管理的服务特点，种类繁多。本着低成本支出、高服务回报原则，在集团领导的通力协调和集团有关职能部门大力合作下，中心在暑期就开始抓紧筹备楼内各项家具用品及办公物资的采购工作。
此外，为了营造整洁、舒适、优美、和谐的居住环境，让留学生满意，中心进行换位思考，为每位入住留学生配置了挂衣钩、台灯、遥控器电池、电源插座、床上用品等全套生活用品，极大地改善了我校留学生住宿条件；在公共区域设置了公共厨房、洗衣房，在走廊、大厅、电梯厅等处摆放绿色植物；赶制了入住服务指南，全面涵盖入住须知、咨询电话等一系列内容，同时在前台配置安装了留学生公寓管理信息系统和网络售电系统，有效提高了前台接待工作效率与服务质量。
四、狠抓队伍建设和制度建设，打造精干高效的管理团队
迎新筹备期，中心在抓好硬件建设的同时，还狠抓队伍建设和制度建设，力求打造一支勇于牺牲、甘于奉献、精干高效的高素质团队，为留学生住宿提供长效的软件保障。新楼宇配备了一支全新的管理服务团队，此外还制定了一系列员工培训计划，逐步开展了新员工入职培训、外事纪律培训以及具体业务培训等；为加强规范化管理，中心各项制度制订工作也已紧锣密鼓地展开。集团主管领导张国增副总经理、中心负责人陈小敏主任多次在中心例会上强调后勤工作的重要性与特殊性，希望全体员工以高度负责的态度做好本职工作，集团总经理黎玖高还主持召开了专题办公会，对国际文化交流中心的工作提出了更高的要求和殷切的希望。
自验收接管开始，国际文化交流中心开业迎新的各项准备工作进入倒计时阶段。因留学生提前报到，而老留学生公寓又资源紧张，中心顾全大局，克服人员缺编、办公场地及办公设施还未到位等各种困难，仅用了7天就打赢了这场攻坚战，实现了新楼宇成功提前开业。截至9月14日，国际文化交流中心已接待119名外国留学新生入住。目前，中心各项工作均已步入正轨，今后中心将进一步加强管理，力争早日实现留学生公寓服务与管理的科学化、规范化和精细化。
背景资料：国际文化交流中心大楼位于公共教学一楼南侧，总建筑面积17847平方米，其中地上10层，建筑面积14426平方米；地下2层，建筑面积3421平方米。该楼宇以留学生宿舍为主，设有部分与其配套的教学、办公、商务及服务用房,用于满足各国留学生和部分外籍教师的住宿、研究、交流、接待等需求,是一栋多功能、现代化综合服务楼宇。国际文化交流中心工程于2008年4月开工建设，2009年1月实现主体结构封顶，2009年8月18日顺利通过四方验收， 8月28日基建方与使用方进行交接验收，9月9日举行落成典礼，于 2009年9月初投入使用。学校授权后勤集团对新楼宇进行运营管理。
