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国际公寓部全力以赴做好留学生离校及第十届暑期学校境外学生入住接待工作

来源:国际公寓部
编辑:刘璇     时间:2018-07-10  阅读:

为认真做好留学生毕业离校和第十届暑期学校境外学生接待工作,营造有序、和谐的毕业、迎新氛围,并妥善安排青年公寓学生暑假腾退事宜,国际公寓部提前做好各项准备工作,确保7月初留学生离校及暑期学校入住接待工作顺利衔接,有序完成。

一、积极动员,妥善安排留学生离校及青年公寓腾退事宜

每年暑期伊始,都是毕业季工作与暑期学校迎新工作的叠加期,基于历年工作经验,这两项工作协调统筹的难点和重点在于,如何动员毕业生尽早尽快退房和动员非毕业留学生暑期腾房,留学生离校时间和空房间需要逐一落实合理安排。因此,早在4月起,客务部安排工作人员开始逐一进行走访,统计留学生暑期退房时间,以便后续工作安排。自6月起,客务部员工增加了走访宿舍间数和频率,通过与毕业生面对面交流,及时掌握毕业留学生离校动态;对于下学期继续在校内住宿的留学生,进行了退房时间登记、签证过期提醒等,并安排专人负责为学生免费寄存行李,解决非毕业生暑期退房的后顾之忧。4至6月,总计对在住留学生进行了三轮近千人次的走访和动员。

▲为暑期离校留学生免费存放行李

截至7月6日,离校毕业留学生和暑期退房非毕业留学生已达410人,为国际小学期接待工作提供了有效房源保障,并得到了离校生的充分理解。

国际公寓部在动员留学生暑期及时离校的同时,做好青年公寓腾退准备工作,提早于3月初发布通知,让腾退学生及时做好校外租房或调房准备,核实腾退房间及学生名单,做好调换房间登记、退房手续办理、免费寄存行李等工作。

二、充分解释,引导在住留学生配合完成床位清扫腾退工作

为满足暑期学校住房需求,留学生一号楼、二号楼的双人间空床位也将用于安排暑期学校境外学生住宿。为此,国际公寓部提前发放通知并告知所有双人间在住留学生,请他们将个人物品摆放整齐,不占用多余空间,为他人营造舒适环境,做文明留学生。尽管仍有留学生占用空床位的现象,通过工作人员的多次走访和耐心沟通引导,管家部的空床位清理打扫工作按时完成,得到在住留学生的最大理解和支持。

▲清理被占用的床位

三、提升服务,加强留学生毕业离校人文关怀

走访过程中发现,有的留学生早已经在本学期初返校时便订好了暑期回国机票,有的留学生存在延期毕业或因个人原因需要延期离校,与暑期学校入住时间发生冲突。为此,国际公寓部协调各类可使用房间作为周转房,妥善安排延期离校留学生的临时住宿,并开通退宿专用绿色通道,工作人员加班加点办理退宿、腾退和调房等工作,在暑期学校集中接待日,也能保证延期离校留学生不耽误行程,安全方便离校。

四、专人负责,严格标准,交叉做好毕业生房间清扫、空房间检修和有关物资筹备工作

因大部分毕业生集中在7月1日至7月6日离校,暑期学校的境外学生7月7日至8日集中入住,为确保留学生退宿房间及时达到入住标准,国际公寓部安排专人负责带队做好退房清扫、空房检修工作,并对清扫、检修提出严格标准,清扫要做到“十无、六净”,检修要保证从门窗到家具、从房间到公区所有设施能够正常使用。

▲毕业生离校后的房间

▲检修房间设施

▲清扫房间

管家部、工程部通过前台住宿系统同步导出退房信息,清扫和检修有条不紊交叉进行,办公室提前申购了遥控器、电池、电蚊香液、电水壶等接待用物资,确保国小学生入住后房间整洁有序,设施完好。

▲布置国小用房

▲贴心准备好电蚊香液、电水壶等

▲接待用房准备完毕

五、规范制度,修订《住宿协议》等文件材料,引导国小境外学生合法文明住宿

综合管理办公室在6月初开始修订中英文版《国际小学期留学生公寓住宿协议》、《国际小学期后勤服务指南》、各楼宇《物品清单》和《国际小学期住宿特别提示》,提前在楼内张贴入住流程和住宿提示海报,全方位宣传引导留学生遵守出入境法规和公寓管理规定,做到合法文明住宿。

▲住宿协议、服务指南等

六、无缝衔接,全力以赴迎接第十届暑期学校境外学生入住

为确保集中入住日现场接待高效有序,结合历年工作经验,国际公寓部现场划分出签到区(国际公寓部特别制作了一面签到墙,专人负责引领境外学生签到)、等待区、行李暂存区、手续办理区,各部门加班加点安排专人负责签到引导、等候排队秩序管理、行李暂存、发放宣传材料、入住手续办理和入住引导工作。前台和安保配合确保24小时接待,夜间也能快速办理手续入住。7月8日凌晨两点半,迎来了夜间航班人数最多的津巴布韦团队17人入住。

▲签到区

▲行李暂存区

▲手续办理区

连续停休奋战两周,截至7月6日,国际公寓部温暖送别了410余名留学生离校,也于当天迎来了首批19名第十届暑期学校境外学生提前入住。7月7日至8日,暑期学校境外学生接待工作逐步展开,387名境外学生在这两日集中办理了入住手续。

▲专人引领入住

▲有序排队等候

▲24小时接待入住

留学生离校工作已圆满结束,愿归国留学生无羁绊,前程远,常回来看看。而暑期学校接待工作则刚刚开始,国际公寓部即将投入到忙碌的日常住宿服务保障中去,为来华留学生住宿期间提供更加贴心、暖心的优质服务。


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